Perencanaan Tanggap Darurat untuk Proyek Konstruksi
Kesiapsiagaan darurat membantu meminimalkan cidera pada manusia, kerusakan lingkungan, kerugian asset/ peralatan dan dampak reputasi yang dapat terjadiakibat dari keadaan darurat. Perlu dipahami bahwa ukuran dan kompleksitas proyek, serta akses dan lokasi, memiliki pengaruh pada tingkat perencanaan yang diperlukan untuk keadaan darurat. Oleh karena itu sangat disarankan agar konstruktor memastikan bahwa anggota staf di lokasi membantu mengembangkan rencana tanggap darurat.
Perencanaan harus dimulai sebelum pekerjaan apapun dimulai pada proyek. Meski mungkin ada sedikit waktu antara pemberian kontrak dan dimulainya proyek, tanggap darurat yang baik rencana dapat bersifat umum dan, dengan beberapa perubahan kecil, dapat dengan mudah diadaptasi ke situs tertentu dan siap diimplementasikan. Hal ini terutama terjadi ketika kontraktor mengkhususkan diri pada tipe yang serupa proyek.
Pengembangan ERP harus mencakup beberapa elemen berikut:
a. Prosedur dan Strategi Implementasi Tertulis
b. Tim Penanganan Keadaan Darurat
c. Pelatihan dan Kompetensi
d. Fasilitas Tanggap Darurat
e. Perencanaan dan Implementasi ERP
f. Tanggap Darurat Medis
g. Pelatihan / Drill
h. Komunikasi dan Pelaporan
i. Inspeksi, Audit dan Tinjauan Berkala
Masing-masing poin ini dijelaskan di bagian berikut:
a. Prosedur dan Strategi Implementasi Tertulis
Memastikan rencana penanggulangan keadaan darurat / emergency response plan (ERP), ada secara tertulis dan mencakup seluruh skenario keadaan darurat terburuk yang mungkin dapat terjadi di lingkungan proyek. Identifikasi dan menjabarkan seluruh skenario keadaan darurat terburuk yang mungkin terjadi di lingkungan dan kegiatan kerja proyek, berdasarkan analisis dari:
Risiko Utama (Major Risk) dari kegiatan kerja pada proyek.
Risiko dari kondisi lingkungan kerja (kegiatan masyarakat umum, aktifitas tetangga, jalur transportasi / pelayaran / udara, dan sebagainya).
Risiko dari potensi bencana alam di area kerja.
Risiko Kejadian Pengamanan (Security).
Risiko tumpahan bahan berbahaya di area kerja.
b. Tim Penanganan Keadaan Darurat
Untuk memastikan bahwa dalam penerapan ERP proyek, perlu dilakukan identifikasi kebutuhan Tim Penanganan Keadaan Darurat sesuai dengan ruang lingkup dan risiko aktifitas proyek. Memastikan semua peran dan tanggung jawab Tim Penanganan Keadaan Darurat yang diperlukan untuk menjalankan prosedur ERP proyek telah diidentifikasi dan dijabarkan.
c. Pelatihan dan Kompetensi
Perlu dipastikan tersedianya sumber daya personil yang kompeten dan memadai dalam tim penanganan keadaan darurat untuk implementasi rencana penanggulangan keadaan darurat dengan benar. Semua peran yang terlibat dalam penerapan ERP proyek harus terlatih dan memenuhi persyaratan kompetensi tim penanganan keadaan darurat. Kompetensi harus ditetapkan untuk semua peran. Untuk dapat menetapkan kompetensi untuk suatu peran tertentu, harus dilakukan penilaian tingkat pengetahuan, keahlian dan penalaran yang diperlukan untuk menjalankan peran tersebut secara aman. Kompetensi yang ditetapkan harus didokumentasikan sebagai bagian dari prosedur yang terkait dengan ERP proyek dan digunakan untuk menetapkan pesyaratan kompetensi dan pelatihan bagi pekerja yang diharapkan untuk menjalankan peran ERP proyek tersebut.
d. Fasilitas Tanggap Darurat
Perlu dipastikan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai untuk implementasi rencana penanggulangan keadaan darurat. Fasilitas penanggulangan keadaan darurat dapat diidentifikasi berdasarkan pertimbangan risiko kegiatan proyek, fasilitas external yang dapat di akses oleh proyek, serta lokasi proyek. Fasilitas tanggap darurat boleh menggunakan fasilitas external di luar area proyek dengan menggunakan perjanjian kerjasama / Memorandum of Understanding (MoU).
e. Perencanaan dan Implementasi ERP
Memberikan pedoman untuk melakukan tindakan awal dalam penanggulangan keadaan darurat. Perencanaan tindakan yang perlu dilakukan harus diidentifikasi dan dijabarkan didalam ERP, walaupun demikian pada pelaksanaan kejadian sebenarnya tentu akan dilakukan sesuai dengan kondisi nyata di lapangan. Prosedur ERP proyek harus memasukan initial checklist yang berisi arahan langkah-langkah awal yang perlu dilakukan dalam melakukan penanganan keadaan darurat sesuai dengan skenario yang sudah diidentifikasi. Checklist ini hanya merupakan checklist awal, tentunya dalam pengembangan penanganan keadaan darurat ada penyesuaian dalam melakukan langkah-langkah pengendalian.
Initial Checklist yang dikembangkan wajib:
Melingkupi seluruh skenario potensi keadaan darurat yang memungkinkan.
Menjabarkan tindakan awal yang perlu dilakukan oleh masing-masing jabatan dalam tim penanganan keadaan darura
f. Tanggap Darurat Medis
Untuk memastikan adanya perencanaan penanggulangan keadaan darurat medis, serta memastikan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai untuk penanganan keadaan darurat medis di area kerja proyek. Fasilitas penanggulangan keadaan darurat dapat diidentifikasi berdasarkan risiko kegiatan proyek, fasilitas external yang dapat di akses oleh proyek, serta kondisi lokasi proyek.
Masing-masing proyek wajib mengembangkan Medical Emergency / Evacuation Response Plan, dengan mengevaluasi beberapa hal berikut:
1) kebutuhan peralatan darurat medis yang diperlukan ada di area kerja beserta dengan personil yang berkompeten untuk menggunakan alat tersebut.
2) Fasilitas Pelayanan Kesehatan Rujukan (evaluasi kelengkapan peralatan medik darurat, kapabilitas / kompetensi medis, ketersediaan ambulan, jarak dan waktu tempuh ke lokasi, dan sebagainya).
3) Penetapan tempat rujukan untuk kasus darurat medik tertentu yang telah diidentifikasi.
4) Administratif dan pembiayaan fasilitas pelayanan kesehatan dan apakah bisa diselesaikan melalui MoU dengan proyek.
5) Sarana transportasi evakuasi medik.
Dari hasil kajian ini maka kontraktor dapat mengidentifikasi kebutuhan sarana / pra sarana kebutuhan medis darurat, misal:
Kebutuhan tenaga medis di lapangan
Kebutuhan peralatan medis darurat yang perlu disiapkan sendiri
g. Pelatihan / Drill
Memastikan perencanaan ERP terpelihara sesuai perkembangan keadaan dan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, serta memastikan kompetensi tim penanganan keadaan darurat terjaga, maka perlu dikembangkan program drill / exercise sesuai dengan ERP yang dikembangkan.
h. Komunikasi dan Pelaporan
Mengidentifikasi pihak-pihak yang perlu dikomunikasikan terkait dengan perencanaan dan ERP, serta persyaratan pelaporan yang diperlukan ketika pelaksanaan maupun proses de-brief penanggulangan keadaan darurat. Merencanakan dan menentukan jalur komunikasi dalam keadaan darurat (misal radio channel khusus, hatapp group khusus untuk tim penanganan keadaan darurat, penggunaan telepon land line, penggunaan hand phone dan/atau penggunaan telepon satelit).
i. Inspeksi, Audit dan Tinjauan Berkala
Agar konsistensi dalam penerapan ERP proyek, sangat penting untuk melakukan program inspeksi, audit dan tinjauan secara berkala. Inspeksi / audit harus dilaksanakan dan dibuat rekomendasi perbaikan untuk peningkatan dalam penerapan ERP dengan benar, termasuk pendokumentasian, tindakan pengendalian, pelatihan dan kompetensi. Setiap penyimpangan yang ditemukan harus ditinjau di setiap lokasi dan dikomunikasikan ke manajemen dengan persyaratan bahwa rencana tindakan perbaikan akan disusun dan diselesaikan secara tepat waktu.
PT Ekakarsa Advisindo Sukses (EASindo) memiliki pengalaman serta tenaga ahli berkompeten untuk bisa mengembangakan Prosedur Penanganan Keadaan Darurat, maupun prosedur persyaratan penanganan keadaan darurat pada proyek. Hubungi kami agar mendapatkan solusi mengenai kebutuhan perusahaan Anda.
